Over het nieuwe werken
Het nieuwe werken... en dan nu de praktijk
Stelling
“Leidinggevenden blokkeren te vaak Het Nieuwe Werken”
Partners
Blog
Digitale informatie is toch gewoon ICT?
Door: Marinka Voorhout, Principal consultant KBenP
Het Nieuwe Werken vindt steeds meer momentum. Er zijn al reclamespotjes in omloop waarin zelfs wordt gesteld dat we compleet ‘kantoorloos’ gaan werken. Zo ver is het voorlopig nog niet. Het Nieuwe Werken wordt door bedrijven vanuit verschillende invalshoeken benaderd. Maar er is een grote gemene deler. Iedereen zal namelijk begrijpen dat Het Nieuwe Werken niet mogelijk is als je niet digitaal kunt werken. Er zijn momenteel nog maar heel weinig organisaties en bedrijven waar men alleen nog met papier werkt. Met andere woorden, bedrijven en werknemers zijn in ieder geval digitaal genoeg om Het Nieuwe Werken te kunnen omarmen. En of je het nu Het Nieuwe Werken noemt of niet, feit is dat veel werknemers allang digitaal werken. Even op een locatie de mail benaderen is breed geaccepteerd. In de avond thuis een document afmaken is ook allang geen uitzondering meer.
Wildgroei
Maar met die makkelijke digitale wijze van werken groeit langzamerhand steeds meer het besef dat hierdoor een bijna niet te controleren stroom van documenten en informatie ontstaat. Software aanbieders beklagen zich over de wildgroei aan manieren waarop organisaties informatie beheren in hun systemen. De oplossing voor dit probleem wordt vaak gezocht in ICT-systemen. Op zich voor de hand liggend; zonder ICT is digitaal werken simpelweg niet mogelijk. Maar de oorzaak van de informatiestroom, of informatie-overload ligt nou net niet bij de ICT. Die oorzaak ligt vaak bij de vrijheid die werknemers krijgen en nemen om informatie op te slaan, waar en op de manier die hen het beste past. Zij kunnen steeds autonomer met informatie omgaan.
Digitale informatie beheersen
De vraag is of bedrijven deze autonomie dienen te bedwingen. Eerdere pogingen met bijvoorbeeld kennismanagement hebben laten zien dat informatie en dus ook kennis, lastig te vangen is. Het gestructureerd beheren en beheersen van informatie is wel heel goed mogelijk. De beheersoplossing heet een ‘blauwdruk voor de informatiehuishouding’. Dit zorgt ervoor dat informatie die nodig is voor de bedrijfsvoering voor iedereen overal duurzaam beschikbaar en toegankelijk is. Precies een van de kenmerken van het Nieuwe Werken.
Digitaal werken versus digitaal denken
Informatiehuishouding lijkt complex maar komt simpelweg neer op ‘het juiste document op het juiste moment voor de juiste persoon’. Het maken van bovenstaande blauwdruk, selectie bij de bron, procesmanagement en de juiste metadatering spelen hierbij een sleutelrol. ICT kan dit wel faciliteren maar heeft vaak niet de benodigde kennis. Wie heeft die dan wel? Vaak zijn er binnen bedrijven documentcontrollers of Enterprise Content Management (ECM) specialisten aanwezig. Zij hebben de kennis, inzicht en ervaring om de wildgroei structureel te beheersen en beheren. Zij zijn bij uitstek degenen die een rol spelen bij het Nieuwe Werken.
Voor meer informatie:
Marinka Voorhout
06 4336 34 29
Het Nieuwe Werken vraagt om samenwerking
De afdelingen HRM, IT en Facility werken intensief samen om van Het Nieuwe Werken in hun organisatie een succes te maken, zo luidt het advies van vele deskundigen.
Facility Management zorgt voor de inrichting van de werkplek voor de nieuwe werkers. Zij krijgen de beschikking over werkplekken al naar gelang de werkzaamheden. Voor geconcentreerd werk of voor vergaderingen en teamwerk.
IT zorgt veilige verbindingen met medewerkers die ook buiten kantoor hun werk uitvoeren op de pc. Nieuwe hulpmiddelen zoals voor audio- en videoconferencing worden geïnstalleerd.
Het Nieuwe Werken vraag om een andere mentaliteit binnen de organisatie. Controle maakt plaats voor vertrouwen. HRM stuurt daarin.
De leiding van een organisatie zorgt ervoor dat HRM, IT en Facility Management nauw samenwerken bij de invoering van Het Nieuwe Werken. Hier vallen de beslissingen.
Over Het Nieuwe Werken is een initiatief van
Congres Over Het Nieuwe Werken
ICT, Facility en HR slaan de handen ineen
Het congres Over Het Nieuwe Werken op 18 november trok meer dan 250 bezoekers. Een verslag van het congres staat hier. De sheets van de presentaties tijdens de workshops staan hier.
Gratis e-mailnieuwsbrief
Elke drie weken het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken in uw inbox? Schrijf u in voor de gratis e-mailnieuwsbrief.
Special Over Het Nieuwe Werken (digitaal)
In september 2009 is de Special Over Het Nieuwe Werken verschenen. Praktijkdeskundigen aan het woord, achtergrondinformatie en tips wisselen elkaar af. U kunt de special hier online bekijken.
