Over het nieuwe werken
Het nieuwe werken... en dan nu de praktijk
Stelling
“Leidinggevenden blokkeren te vaak Het Nieuwe Werken”
Partners
Nieuws
Verwoest archief TU Delft leidt tot nieuwe manier van werken
Een onoverzichtelijk archief? Niets willen weggooien? De fik erin en opnieuw beginnen! Dat is misschien wat drastisch, maar voor de faculteit Bouwkunde van de TU Delft zat er niets anders op na de verwoestendee brand vorig jaar mei. De faculteit greep de gelegenheid aan om vernieuwend om te gaan met werkplekken en archivering. Ook gelden er nieuwe spelregels, zoals voor Clean Desk Policy.
In BK City, het splinternieuwe onderkomen van de faculteit Bouwkunde van de TU Delft, is gekozen voor een activiteitengericht werkplekconcept met flexplekken. Iedere afdeling kreeg een zone in het gebouw toegewezen op basis van het aantal fte’s. Binnen die zone kreeg de afdeling een mix van ruimtesoorten voor verschillende activiteiten: een hoeveelheid flexibele werkplekken, een zone voor het secretariaat, formele vergaderplekken, informele overlegplekken, stilteplekken en een representatieve woonkamer met designmeubilair. Zo werd ook leegstand voorkomen – voorheen hadden ook medewerkers met een kleine aanstelling een eigen werkkamer.
A-, B- en C-archief
Wetenschappers die gewend waren om zich te omringen met stapels boeken en papier moesten omschakelen. In BK City is er nu srpake van een A-, B- en C-archief. Iedere medewerker heeft de beschikking over een eigen A-archief, een plank van één meter twintig in een kast. Die is bedoeld voor persoonlijke boeken, artikelen en actuele projectinformatie. B is het archief op sectieniveau, het C-archief het afdelingsarchief. Hier bevinden zich boeken, tijdschriften, projectbescheiden en kantoorbenodigdheden.
Nauwelijks gemist
Digitalisering is nu de algemene regel. Vooral voor ouderen is dat een hele stap – en zij voelden zich al gedupeerd doordat hun vaak onvervangbaar materiaal was vernietigd. Tegelijkertijd dringt het besef door van de relativiteit van het fysieke archief. Zij beseffen dat een fysiek archief ook een last is. Talloze documenten werden bewaard, die na de brand nauwelijks werden gemist.
De voordelen van digitalisering werden al snel duidelijk. Er hoeft niet alleen niet meer met stapels papier te worden gesleept, de informatie is ook snel toegankelijk doordat ze, full text, goed doorzoekbaar is. Overal op de faculteit staan apparaten om documenten te digitaliseren en te archiveren.
Welke spelregels gelden er in BK City?
- Werkplekken zijn van en voor iedereen; je kunt geen werkplek opeisen.
- De werkplek is van jou voor de tijd dat je hem gebruikt.
- Als je het gebouw verlaat: bureau opruimen (Clean Desk Policy).
- Clean Desk Policy betekent werktafel en stoel ‘schoon & leeg’ achterlaten voor de volgende gebruiker.
- Secretariaatsmedewerkers zijn te vinden op hun vaste plek.
- Een (absolute) stilteplek is altijd nabij.
- De stilteplek is niet bedoeld voor (telefoon)gesprekken.
- Breng je collega niet in verlegenheid, ruim je bureau op!
Bergruimte
- Berg je materiaal en documenten op bij vertrek.
- Probeer documenten te digitaliseren of slim te archiveren voor optimaal gebruik.
- Voor iedere medewerker is 1 kastplank beschikbaar (1,2 m) voor persoonlijk archief (type A).
- Voor iedere kast zijn drie kastsleutels; voor iedere plankeigenaar een exemplaar.
- Reservesleutels voor de kasten bij Facilitaire Dienst via Servicepunt.
- Afdelingen beschikken over extra ruimte voor collectieve opslag (type B en C).
- Statische archieven gaan naar de kelder, maak hier gebruik van!
- Lockers zijn beschikbaar voor het opbergen van persoonlijke eigendommen.
( Bron: Facto Magazine nr 10, 2009 )
Het Nieuwe Werken vraagt om samenwerking
De afdelingen HRM, IT en Facility werken intensief samen om van Het Nieuwe Werken in hun organisatie een succes te maken, zo luidt het advies van vele deskundigen.
Facility Management zorgt voor de inrichting van de werkplek voor de nieuwe werkers. Zij krijgen de beschikking over werkplekken al naar gelang de werkzaamheden. Voor geconcentreerd werk of voor vergaderingen en teamwerk.
IT zorgt veilige verbindingen met medewerkers die ook buiten kantoor hun werk uitvoeren op de pc. Nieuwe hulpmiddelen zoals voor audio- en videoconferencing worden geïnstalleerd.
Het Nieuwe Werken vraag om een andere mentaliteit binnen de organisatie. Controle maakt plaats voor vertrouwen. HRM stuurt daarin.
De leiding van een organisatie zorgt ervoor dat HRM, IT en Facility Management nauw samenwerken bij de invoering van Het Nieuwe Werken. Hier vallen de beslissingen.
Over Het Nieuwe Werken is een initiatief van
Congres Over Het Nieuwe Werken
ICT, Facility en HR slaan de handen ineen
Het congres Over Het Nieuwe Werken op 18 november trok meer dan 250 bezoekers. Een verslag van het congres staat hier. De sheets van de presentaties tijdens de workshops staan hier.
Gratis e-mailnieuwsbrief
Elke drie weken het laatste nieuws over Het Nieuwe Werken in uw inbox? Schrijf u in voor de gratis e-mailnieuwsbrief.
Special Over Het Nieuwe Werken (digitaal)
In september 2009 is de Special Over Het Nieuwe Werken verschenen. Praktijkdeskundigen aan het woord, achtergrondinformatie en tips wisselen elkaar af. U kunt de special hier online bekijken.
